Google Document จัดการเอกสารแบบฟรีๆ (ตอนที่ 1)

ทีมงานTechXcite | 12 พ.ค. 2551 14:37:28

9775

VIEWS ทีมงานTechXcite

เคยไหมครับที่เวลาเรามีงานเร่งด่วนที่ต้องจัดการเอกสารอย่างเช่น พิมพ์รายงาน ทำสไลด์นำเสนอ อะไรประมาณนี้ แล้วเราต้องไปใช้คอมพิวเตอร์ที่ไม่มีโปรแกรมจัดการเอกสารพวกนี้อยู่ อย่างเช่น ตามร้านอินเตอร์เน็ต คาเฟ่ หรือแม้กระทั่งเวลาที่คุณเพิ่งลงวินโดว์ใหม่ๆแล้ว คุณยังไม่ได้ลงโปรแกรมจัดการเอกสารเหล่านี้ แม้ทางวินโดว์จะมีตัวจัดการเอกสารพื้นฐานมาให้อย่าง wordpad แต่เชื่อว่ามันยังไม่เพียงพอหรอกสำหรับการจัดการเอกสารที่ดี วันนี้ผมเลยมีแนวทางดีๆมานำเสนอ แบบที่คุณอาจคาดไม่ถึงเลยล่ะ ว่ามันมีอยู่จริงด้วยหรอ นั่นก็คือ จัดการเอกสารแบบออนไลน์ ด้วย Google Document

Google Document เป็นบริการออนไลน์ที่ให้เราสามารถจัดการเอกสารแบบฟรีๆ เพียงแค่เรามี บัญชี อีเมลล์ของ กูเกิล (Gmail account) และเชื่อมต่ออินเตอร์อยู่ แค่นี้เราก็สามารถจัดการเอกสารได้แบบมืออาชีพ แม้จะไม่มีโปรแกรมเหล่านี้อยู่ในเครื่อง Google Document เตรียมมาให้คุณหมดแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทำสไลด์นำเสนอ หรือจะจัดการเอกสารแบบ spreadsheet อย่าง excel ก็สามารถทำได้ ไม่ยากเลย

เริ่มต้นใช้งานครั้งแรก ต้องทำยังไง ?

อย่างที่กล่าวมาข้างต้น ขอแค่คุณมี บัญชีอีเมลล์ของกูเกิล ถ้ายังไม่มี คลิกที่นี่ และเครื่องคุณเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตอยู่ ก็สามารถใช้งานได้แล้ว เพียงแค่ เข้าไปที่ http://docs.google.com พอเข้าไปแล้วคุณก็จะเห็นหน้าตาของ Google Document ตามรูปเลย 

gdoc1

คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่

ล็อกอินด้วยบัญชีอีเมลล์ของกูเกิลเข้าไปเลย เมื่อ ล็อกอินเข้าไปแล้ว ก็จะพบกับ ส่วนต่างๆ ดังรูป เหมือนว่าห้องจัดการเอกสารส่วนตัวของเราเลยล่ะ โดยจะแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ดังนี้  


gdoc2

คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่ 

เริ่มจากแถบด้านบนก่อน

  1. New สำหรับสร้างเอกสารใหม่ โดยแบ่งเป็นแบบ เอกสารแบบรายงาน แบบสไลด์นำเสนอ แบบ Spreadsheet และยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาเก็บเอกสารของเราได้โดยเฉพาะด้วย
  2. Upload สำหรับอัพโหลดไฟล์ของเราขึ้นมาเก็บไว้ในพื้นที่ส่วนตัวของเราตรงนี้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารต่างๆที่มีการสร้างไว้แล้ว และต้องการนำมาแก้ไข รวมทั้งรูปต่างๆ
  3. Share สำหรับเลือกเอกสารที่มีอยู่ส่งให้คนอื่นๆดู
  4. Move To ย้ายเอกสารที่เลือกไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการ
  5. Hide ทำการซ่อนไฟล์เอกสารที่เลือก
  6. Delete ลบเอกสารที่เลือก
  7. Rename เปลี่ยนชื่อเอกสารที่เลือก
  8. More Action เมื่อเลือกเอกสารแล้ว คลิกที่ More Action จะปรากฏฟังก์ชันต่างๆ ดังนี้

- Manage Sharing จัดการเกี่ยวกับการแชร์เอกสาร
- Publish เป็นการทำให้เอกสารของเรานั้น ทุกๆคนสามารถเข้ามาดูได้ โดยเมื่อ publish แล้ว จะมีลิ้งขึ้นมาว่า เอกสารของเราอยู่ที่ใด
- Preview เป็นการดูเอกสารที่เราเลือก
- Revisions ดู history ว่าเราได้ทำอะไรกับเอกสารที่เราเลือกนั้นบ้าง ณ เวลาต่างๆ
- Save As PDF บันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF
- Save AS Text บันทึกเอกสารเป็นไฟล์ Text

แถบซ้ายมือ

เป็นฟังก์ชันสำหรับเลือกดูเอกสารแบบต่างๆ ตัวอย่างเช่น ดูไฟล์เอกสารที่เราเปิด share ไว้ โดยจะมีรูปดาวอยู่ เปิดเอกสารที่ ซ่อน เปิดเอกสารตามชนิดไฟล์ต่างๆ

แถบขวามือ+ตรงกลาง

แสดงไฟล์ของเราที่มีอยู่ในพื้นที่ส่วนของเราใน Google Document

 

ทีนี้เรามาเริ่มสร้างเอกสาร พิมพ์งานทั่วไป เลยดีกว่า

>> คลิกที่ New เลือก Documents

เมื่อเลือกแล้วก็จะขึ้นหน้าต่างมาอีกหน้าต่างหนึ่ง ภายในก็จะประกอบด้วย ฟังก์ชันการใช้งานต่างๆ เหมือนกับเวลาที่เราเข้าไปตอบคำถามตามเว็บบอร์ดต่างๆ ที่มีส่วนให้เราใส่ความคิดเห็นลงไป ประมาณนั้นเลยครับ มีฟังก์ชันการใช้งานครบครัน ทีนี้เรามาทำความรู้จักในแต่ละส่วน ตามรูปเลย

gdoc3

คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่ 

     
โหมด File
ประกอบไปด้วยฟังก์ชันย่อยๆ ดังนี้

New  สร้างเอกสารใหม่
Save บันทึกเอกสารเมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว แต่ถ้ายังไม่เสร็จก็บันทึกไว้ก่อนเผื่อฉุกเฉิน
Print  print เอกสารออกทางเครื่องปริ้นเตอร์ซึ่งเราสามารถกำหนดรูปแบบของเอกสารที่จะปริ้นออกมาได้ด้วย
Rename  เปลี่ยนชื่อของเอกสาร ปกติเมื่อเราสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่ ชื่อเอกสารจะเป็น Untitled แต่เมื่อเราพิมพ์ข้อความลงไป แล้วทิ้งไว้สักพัก ไม่พิมพ์ต่อ ชื่อเอกสารจะเปลี่ยนเป็นข้อความนั้นแทน Untitled อันนี้ต้องสังเกตดีๆนะครับ ถึงจะรู้ ตอนแรกผมก็ งงเหมือนกันว่า ทำไมถึงเปลี่ยนไปเนี่ย
Copy document  คัดลอกข้อความที่เราพิมพ์ในเอกสารนี้ไปยังเอกสารอีกเอกสารหนึ่ง ซึ่งจะสร้างขึ้นมาใหม่โดยอัตโนมัติเลย
Delete document ลบเอกสาร
Save copy as presentation บันทึกเอกสารโดยแปลงเอกสาร รายงานธรรมดาๆให้เป็นสไลด์นำเสนอ ฟังก์ชันนี้ผมว่าสะดวกมากๆ เลยนะ ไม่ต้องไปเสียเวลาทำสไลด์นำเสนอใหม่เลย
Export as HTML (zipped) export เอกสารรายงานของเราให้เป็นเอกสาร แบบ html โดยจะถูกบีบอัดข้อมูลแบบ zipped ไว้
Export as RTF export เอกสารเป็นไฟล์นามสกุล .rtf เหมือนกับไฟล์เอกสารที่เราได้จากโปรแกรม wordpad ของวินโดว์ 
Export as Word  export เอกสารเป็นไฟล์นามสกุล .doc
Export as OpenOffice export เอกสารเป็นไฟล์นามสกุล .odt เหมือนกับไฟล์เอกสารที่เราได้จากตัวโปรแกรม OpenOffice
Export as PDF  export เอกสารเป็นไฟล์ PDF  
Export as Text  export เอกสารเป็นไฟล์ .txt

 

โดย ปกติแล้วเมื่อเรา Save เอกสารของเรา จะถูกจัดเก็บอยู่บนอินเตอรืเน็ต ก็คือพื้นที่ส่วนตัวของเราภายใน Google Document ไม่ได้ Save ลงเครื่องเราโดยตรง เมื่อเราจะ Save ลงเครื่องเรา เราก็ต้อง Export เอกสารนี้ ตามรูปแบบต่างๆที่เราต้องการครับ

 

Word count  นับว่ามีกี่คำ
Find and replace ค้นหาคำภายในเอกสารของเรา พร้อมกับสามารถแทนที่คำๆนั้นด้วยคำใหม่ที่เราพิมพ์ลงไปได้ ความสามารถอันนี้ผมคิดว่าทุกๆคนคงคุ้นเคยเป็นอย่างดี
Document settings  ตั้งค่าเอกสาร ทั้งสีพื้นหลังของเอกสาร ขนาดตัวอักษร รูปแบบตัวอักษร โดยถ้าเราไม่กำหนดตรงนี้ เราสามารถไปกำหนดตรง แถบเครื่องมือของโหมด Edit ได้


โหมด Edit ปกติเมื่อเราจัดการกับเอกสารแบบรายงาน ก็จะเข้าสู่ โหมด Edit อัตโนมัติ โหมดนี้ก็จะเป็นโหมดที่เราพิมพ์ข้อความ แบบธรรมดา โดยใช้เครื่องมือต่างๆที่เตรียมไว้ให้เหมือนที่เราเคยเจอตามเว็บบอร์ดต่างๆมีช่องให้แสดงความคิดเห็นแบบ WYSIWYG (What You See Is What You Get) แต่ข้อจำกัดของบริการ Google Document กับการสร้างไฟล์เอกสารแบบนี้ ผมว่าคงอยู่ที่ จำนวนรูปแบบ Font ที่มีให้เลือกน้อยไปหน่อย 

โหมด Insert โหมดนี้ ประกอบไปด้วยแถบเครื่องมือต่างๆ ที่ให้เราสามารถ ใส่รูป ตาราง ลิ้งค์ ได้ 

โหมด Revisions เป็นเหมือน history ที่ให้เราดูว่า เราทำอะไรไปแล้วบ้าง มีเวลาบอกด้วย ผมว่าเป็นความสามารถหนึ่งที่อาจจะเป็นจุดเล็กๆแต่ Google Document ทำออกมาได้ดี

โหมด Share เมื่อเราสร้างเอกสารเสร็จแล้ว เราสามารถส่งไปให้เพื่อนๆคุณดูได้ โดยเลือกที่โหมดนี้ 
 
โหมด Publish เป็นการทำให้เอกสารของเรานั้น ทุกๆคนสามารถเข้ามาดูได้ โดยเมื่อ publish แล้ว จะมีลิ้งขึ้นมาว่า เอกสารของเราอยู่ที่ใด 
 
ทีนี้เมื่อเรารู้จักเครื่องไม้เครื่องมือ และฟังก์ชันต่างๆกันไปแล้ว เรามาทดลองพิมพ์ข้อความลงไปกันเลย โดยผมพิมพ์คำว่า สวัสดี Techxcite by Mr.praboo ลงไป 

gdoc4

คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่

ทีนี้เรามาลองใส่รูปลงไปกันบ้าง คลิกที่แถบ Insert เพื่อเข้าสู่โหมด Insert ต่อจากนั้นคลิกที่ Image จะปรากฎหน้าต่างเล็กๆ ขึ้นมาดังรูป

gdoc5

คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่

หน้าจอเล็กๆ ที่ขึ้นมา จะมีให้เราเลือกว่า รูปที่นำมาใช้ในเอกสาร เป็นรูปที่อยู่ในเครื่องเรา หรือจากเว็บไซต์อื่นๆ ปกติจะเลือกนำรูปจากเครื่องเรา โดยอัตโนมัติ ถ้าอยากใช้รูปจากคเรื่องของเราก็ไม่ต้องทำอะไร เพียงแค่คลิก Browse เลือกไฟล์รูปที่ต้องการแล้วก็กด Insert เป็นอันเรียบร้อย แต่ถ้าอยากนำรูปจากเว็บมาใช้ ก็ให้เลือก option From the web (URL)จากนั้นก็ใส่ Url ที่อยู่ของรูปลงไป ซึ่งทั้งสองแบบนั้นเราสามารถปรับแต่งรูปภาพได้ โดยคลิกที่ More image options 

เมื่อเลือกรูปภาพที่ต้องการแล้ว รุปก็จะมาปรากฎยังตำแหน่งล่าสุดก่อนที่เราคลิกเลือกภาพ ดังรูป

gdoc6

 คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่

แล้วถ้าอยากจะใส่ตารางลงไปล่ะ ทำยังไง?

ก็เหมือนใส่รูปแหล่ะครับ เลือกแถบ Insert แล้วคลิก Table จะปรากฏ หน้าจอเล็กๆขึ้นมา ดังรูป

gdoc7

คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่

ให้เรา ใส่จำนวน rows และจำนวน columns ลงไป จากนั้นก็เลือก option ต่างๆตามต้องการ อย่างเช่น ความกว้าง ความสูง สีพื้นหลัง เป็นต้น สมมติว่าเราได้เอกสารที่เราต้องการแล้ว ก็ทำการ save กันเลยครับ โดยคลิกที่ File แล้วกด save แต่ถ้าใครที่ต้องการจะ บันทึกลงเครื่องคอมเลยก็เลือก export รูปแบบต่างๆตามต้องการ แต่ในที่นี้ผมเลือกที่จะ save ไว้ก่อน เผื่อมีปัญหาอะไรจะได้มาแก้ไขได้ไงครับ ปลอดภัยไว้ก่อน

Tips for save : ทิปสำหรับการ save หรือบันทึกเอกสารนั้น อยู่ที่การสังเกตของเราครับ ลองมองดีๆไปที่ข้างบนเหนือแถบต่างๆ จะเห็นว่า มีปุ่มอยู่ 3 ปุ่ม คือ Save , Save&Close , Discard Changes
 - Save ปุ่มนี้มีไว้สำหรับบันทึกไฟล์เหมือนกับที่เราเลือกใน ส่วนของ File แหล่ะครับ คือบันทึกแล้วจะยังคงอยู่ในหน้าเอกสารนี้อยู่
 - Save & Close เมื่อ save แล้วปิดหน้าเอกสารนี้
 - Discard changes ยกเลิกไฟล์เอกสารนี้ โดยไม่มีการบันทึกใดๆ

อีกนิดหนึ่งครับ ถ้าลองสังเกตดีๆจะเห็นแถบสีแดงๆ ขึ้น มุมขวามือบนสุด ว่า saving ลองสังเกตดูนะครับ นั่นหมายความว่ามันจะมีการ save ให้เราอัตโนมัติเป็นช่วงๆ ครับ

เมื่อผมกด Save & Close เพื่อบันทึกและปิดหน้าเอกสารไปอัตโนมัติ ทีนี้เราก็กลับมาดูที่หน้าหลัก พบว่า มีชื่อเอกสารของเราขึ้นมาที่ พื้นที่จัดการส่วนตัวของเราใน Google Documents ด้วย
 

gdoc8

คลิกเพื่อดูขนาดใหญ่

พอมาหน้าหลักแล้ว ทีนี้อยากจะเซฟเอกสารที่เราทำไป ลงเครื่อง ให้คลิกขวาที่ชื่อไฟล์แล้ว เลือก save as แบบต่างๆที่ต้องการเลยครับ เหมือนกับการ export document ในหน้าเอกสารล่ะครับ หรือถ้าใครอยากจะกลับไปแก้ไข ก็คลิกที่ชื่อไฟล์นั้น ก็เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนความ

เป็นยังไงบ้างครับ สำหรับวันนี้ที่เรามาทำความรู้จักกับ Google Docs และลองใช้งานในส่วนของการจัดการเอกสารแบบรายงาน หรือพูดๆง่ายก็เอกสาร Word นั่นแหล่ะครับ ก็ลองใช้งานดูนะครับ สำหรับวันนี้ผมมีคำถามคำถามหนึ่งให้ผู้อ่าน ลองไปหาคำตอบจาก Google Document ดู และที่สำคัญอย่าลืมมาติดตามตอนต่อไปนะครับ ซึ่งตอนนี้ขออุบไว้ก่อนว่าตอนอะไร แต่บอกได้คำเดียวว่าพลาดไม่ได้ครับ

คำถาม  ถ้าหากเรามีการใช้งานคำภาษาอังกฤษแล้วอยากทดสอบว่าเราพิมพ์ถูกหรือไม่ ต้องทำยังไง ?